Fin de año: cómo planificar el envío de muestras de secuenciación por país

A fin de año se juntan tres relojes: el de tu institución (presupuesto, órdenes de compra y cierre contable), el del transporte (courier, aduana y festivos) y el del laboratorio (control de calidad y plazo del servicio). Si los cuentas hacia atrás desde una sola fecha, encajan mucho mejor.

Esta guía repasa ese calendario inverso, el hub al que enviar desde cada país, el courier y la documentación, el hielo seco y el embalaje. Al final tienes una lista de verificación que puedes imprimir.

1. Cuenta hacia atrás desde la fecha que importa

Lo que importa es la fecha de recepción de las muestras: ningún plazo empieza a correr antes de que lleguen. En secuenciación Sanger, los resultados llegan en 24–48 horas desde la confirmación del pedido, con un total estimado de 3 a 5 días hábiles puerta a puerta. En NGS, el plazo estándar que indica nuestra FAQ va de 2 a 8 semanas según el servicio (la mayoría, 4–6 semanas). Si quieres datos NGS antes de las vacaciones, las muestras tienen que llegar con esa antelación.

Los cierres internos de tu institución

Muchas universidades y centros fijan una fecha límite para emitir órdenes de compra antes del cierre del ejercicio, a menudo en noviembre o a principios de diciembre. No hay una fecha común: pregunta la tuya en tu unidad de compras o de gestión de proyectos. Y recuerda que, en las guías NGS desde España y Portugal, la hoja de pedido y el presupuesto firmado viajan dentro del paquete: si la firma se retrasa, el envío también. Confirma con tu hub qué documentos pide en tu caso.

Diciembre tiene menos días hábiles de los que parece

El 8 de diciembre es festivo en España, Portugal, Chile y Perú; en España también lo es el 6, y después llegan Navidad y Año Nuevo. Los couriers suelen mover más volumen esas semanas y en tu propio grupo habrá vacaciones. En Chile y Perú, además, el verano trae las vacaciones académicas de enero y febrero.

Como margen general, deja al menos una semana entre el envío y la fecha en que necesitas las muestras recibidas si el envío es nacional, y al menos dos si es internacional o lleva hielo seco. No es un tiempo de tránsito, sino un colchón para imprevistos: una etiqueta mal generada, una recogida que no llega o una retención en aduana.

2. A qué hub enviar según tu país

Madrid atiende a España y Portugal, con facturación en EUR, y Santiago atiende a Chile y Perú, con facturación en USD. Tu hub te cotiza, te indica la dirección de destino según el servicio y coordina contigo la recogida.

Ojo con un detalle que cambia los plazos: las guías de DHL y FedEx para NGS desde España y Portugal están pensadas para enviar al laboratorio de NGS de Macrogen en Corea (las de hielo seco lo indican como destinatario), y la FAQ estima unos 3 días hábiles de tránsito hasta allí. Es un envío internacional aunque te atienda Madrid. Si dudas del destino de tu paquete, pregúntanos antes de reservar el courier.

3. España y Portugal: guías de DHL y FedEx para NGS

En la Comunidad de Madrid puedes pedir el pick-up gratuito al hub; desde otras zonas de España, pregúntale si hay recogida en la tuya. Para muestras NGS desde el resto de España y desde Portugal se envía con las guías del sitio: ADN sin hielo seco con DHL o FedEx, y ARN con hielo seco con DHL o FedEx. Todas siguen los mismos pasos:

1. Etiqueta y factura comercial: se generan desde el enlace de la guía con tus datos de remitente. El número de seguimiento aparece en la factura.
2. Dentro del paquete: la hoja de pedido en Excel y el presupuesto firmado.
3. Fuera del paquete: etiquetas y factura comercial en una funda de plástico pegada a la tapa, y la etiqueta UN3373 impresa en A4 en un lateral.
4. Con hielo seco: etiqueta UN1845 (Dry Ice), con tus datos como remitente y los del laboratorio como destinatario.
5. Recogida: con DHL, por teléfono en tu zona; con FedEx, desde su web.

Estas guías generan etiquetas para el laboratorio NGS de Corea, así que no las uses para Sanger: si envías Sanger u otro servicio desde fuera de la Comunidad de Madrid, confirma antes el courier y la dirección con info-spain@macrogen.com.

Si el formulario falla al introducir el peso o el hielo seco, prueba con punto y con coma decimal (4.8 o 4,8), como sugieren las propias guías. Desde Portugal no hay aduana hacia España, porque ambos forman parte del mercado único de la UE; pero un envío a Corea sale de la UE y la factura comercial pasa a ser imprescindible.

4. Chile: Región Metropolitana y regiones

En la Región Metropolitana puedes pedir el pick-up gratuito o dejar las muestras en la oficina de Santiago (Magdalena 140, Of. 401, Las Condes), de lunes a viernes de 09:00 a 17:00. Desde regiones, coordinamos el retiro vía DHL, FedEx o Chilexpress.

Para Sanger, imprime la etiqueta de envío de Santiago: formato A6, con la dirección del hub y campos para tu nombre, reacciones, muestras, primers y número de pedido HC. Pégala por fuera del paquete y deja una copia dentro, junto a las muestras. El pick-up se coordina en info-chile@macrogen.com o por WhatsApp (+56 9 5845 1395). Si envías desde el extremo norte o sur, despacha a primera hora del lunes o el martes y calcula el frío para más de un día de tránsito.

5. Perú: qué revisar antes de un envío internacional

Desde Perú te atiende el hub de Santiago y el envío siempre es internacional. No damos asesoría aduanera ni legal, pero esto es lo que conviene revisar antes de reservar el courier:

• Destino y documentos. Confirma con nosotros la dirección de destino y qué debe acompañar al paquete (factura comercial o proforma, hoja de pedido, presupuesto).
• Contenido. Descríbelo con precisión, por ejemplo «ADN purificado en tubos, para investigación», e indica cuántos tubos o placas envías.
• Valor declarado. Nuestra guía de envío de muestras recomienda USD 10–100; confírmalo con nosotros al preparar la factura.
• Permisos. Si trabajas con especies nativas o con material colectado en el medio natural, consulta con tu institución si necesitas autorizaciones de colecta, de acceso a recursos genéticos o de exportación, y el permiso CITES si la especie está listada.
• Hielo seco. Es mercancía peligrosa (UN1845): pregunta al courier si lo acepta desde tu ciudad y en qué cantidad.
• Aduana. Suma el despacho aduanero al tránsito y no envíes en jueves ni en viernes.

Escríbenos a info-chile@macrogen.com antes de enviar y revisamos contigo el procedimiento y la documentación del paquete.

6. Cadena de frío: qué va con hielo seco y qué no

Según nuestras guías de envío de ADN, el ADN purificado viaja sin hielo seco; confirma la condición con tu hub. El ARN viaja con hielo seco; como alternativa, nuestra FAQ admite un reactivo estabilizador de ARN, indicándolo en los comentarios del pedido. Pregunta antes a tu hub cuál usar: RNAlater se emplea sobre todo en tejido, y para ARN purificado nuestra guía de preparación de muestras cita reactivos como GenTegra RNAssure, que se usa como tampón de elución. El producto de PCR, los plásmidos y los oligos liofilizados no necesitan hielo seco.

Las muestras sin extraer (tejidos, células, sangre, plantas o pellets) tienen condiciones propias según el servicio. Por ejemplo, los criterios de QC de Macrogen para lecturas largas (SQC LRS) piden enviar los pellets microbianos y las hojas congeladas en nitrógeno líquido con hielo seco, y la sangre en tubo con EDTA, refrigerada y en un plazo de 2 días. Confirma la condición exacta con tu hub.

Si usas hielo seco

• Cantidad: según nuestras guías, se consumen 1–2 kg por día de transporte; para los 3–4 días de un envío desde España o Portugal hasta Corea recomiendan unos 8 kg.
• Ventilación: no cierres herméticamente la caja ni el contenedor de poliestireno; el hielo seco se sublima y el CO₂ necesita salir.
• Protección: los tubos van en el embalaje secundario, rodeado de hielo seco, nunca sueltos entre los bloques.
• Etiquetas: UN1845 con el peso neto de hielo seco, además de la UN3373 que piden nuestras guías.

7. Embalaje y rotulado sin sorpresas

Usa triple embalaje: tubos bien cerrados (de 1,5–2 mL o cónicos) con la tapa sellada con parafilm, o placa sellada; una bolsa o recipiente estanco con material absorbente, y una caja rígida con relleno para que nada se mueva.

Para el rotulado, sigue nuestra guía de preparación de muestras y la página de envío:

• Nombre de cada muestra en la tapa o el lateral del tubo, con marcador permanente de base oleosa, idéntico al de la hoja de pedido.
• En placas, muestras ordenadas por columnas y con las mismas coordenadas A1–H12 que en el sistema; para Sanger, strip caps o termosellado en lugar de adhesivos.
• Para NGS, prepara entre 25 y 100 µL, algo más de lo que piden los criterios de QC (SQC SRS para lecturas cortas), e indica en la hoja de pedido el tipo de muestra, el tampón y el método de extracción.
• Para Sanger, la etiqueta con el número de pedido HC. Tienes concentraciones y volúmenes en cómo preparar muestras para secuenciación Sanger.

Antes de cerrar la caja, fotografía el contenido y las etiquetas, y envíanos el número de seguimiento: si algo se retrasa, esa información acelera cualquier gestión.

Si no llegas antes del cierre

Enviar en enero no es un problema; lo importante es que las muestras no pasen semanas mal guardadas. Conserva el ADN a −20 °C y el ARN a −80 °C, en alícuotas, para evitar ciclos de congelación y descongelación. Aprovecha diciembre para dejar listos la cotización, la orden de compra y la hoja de pedido, y escríbenos antes de despachar en las últimas semanas del año para confirmar las fechas de recepción.

Preguntas rápidas

¿Qué cuenta, la fecha de envío o la de recepción? Para planificar, la de recepción. El plazo de Sanger, por ejemplo, se mide desde que la muestra llega al laboratorio. Por eso el margen de transporte va antes de esa fecha.

¿Puedo enviar ADN sin hielo seco? Sí: según nuestras guías de envío de ADN, el ADN purificado viaja sin hielo seco. El ARN sí lo necesita, salvo que uses un estabilizador de ARN acordado con tu hub e indicado en los comentarios del pedido. Para tejidos, células o sangre, y ante cualquier duda, confirma la condición con tu hub.

Estoy en Portugal: ¿envío a Madrid? Te atiende el hub de Madrid, que te indica el destino. Para NGS, las guías de España y Portugal están pensadas para enviar al laboratorio de Corea, así que el envío es internacional y lleva factura comercial.

¿Necesito permisos para enviar muestras desde Perú? Depende del material y de su origen. Si trabajas con biodiversidad nativa o con especies protegidas, consúltalo con tu institución antes de enviar; nosotros te indicamos qué documentación debe acompañar al paquete.

Cómo lo hacemos en Macrogen

Te atendemos en español desde Madrid y Santiago, con pick-up gratuito en la Comunidad de Madrid y en la Región Metropolitana y envíos con DHL, FedEx y Chilexpress (Chile). Tienes direcciones y courier en la página de envío de muestras, los formularios en las guías de pedido y las dudas de logística en la FAQ.

¿Dudas con tu envío? España y Portugal: info-spain@macrogen.com · +34 911 138 378. Chile y Perú: info-chile@macrogen.com · +56 9 5845 1395 (WhatsApp). Te orientamos en español.